Afgørelsens form

Afgørelser om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner bør meddeles skriftligt til den ansatte. Det anbefales, at også andre personaleretlige afgørelser normalt meddeles eller bekræftes skriftligt. Dette gælder også i de tilfælde, hvor de ansættelsesretlige regler ikke indeholder krav herom.

Skriftlige afgørelser

En afgørelse, der meddeles skriftligt, skal være ledsaget af en begrundelse, jævnfør forvaltningslovens § 22, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold.

Mundtlige afgørelser

Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse, jævnfør forvaltningslovens § 23. Anmodningen skal besvares snarest muligt. Hvis anmodningen ikke er besvaret inden 14 dage, skal myndigheden underrette den pågældende om grunden hertil og om, hvornår anmodningen kan forventes besvaret.

Begrundelsens indhold

Begrundelsen skal fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold. De nærmere regler om begrundelsens indhold findes i forvaltningslovens § 24. Begrundelsen skal indeholde:

en henvisning til de relevante retsregler
en sagsfremstilling
en redegørelse for hovedhensynene i skønsmæssige afgørelser
en stillingtagen til partsanbringender.

Retsregler

Begrundelsen skal indeholde en præcis henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Der skal således henvises til de relevante love og overenskomster med titel, nummer og dato samt paragraffer, stk., nr., litra, led og så videre.

Ved afskedigelse af funktionærer skal der henvises til § 2 i lov om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer. Hvis den pågældende er omfattet af en kollektiv overenskomst, skal der tillige henvises til overenskomstens afskedsbestemmelse. Tilsvarende gælder for overenskomstansatte, der ikke er funktionærer, men som i henhold til overenskomsten er tillagt funktionærrettigheder.

Funktionærloven indeholder ikke nogen direkte bestemmelse om bortvisning. I sager om bortvisning af funktionærer kan der i begrundelsen henvises til, at adgangen til bortvisning er forudsat i § 4, § 2 b, stk. 3, jævnfør stk. 1, og § 3, stk. 1, i lov om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer.

Sagsfremstilling

Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Hvor omfattende og detaljeret redegørelsen skal være, afhænger af den enkelte sag. Der kan bl.a. tages hensyn til, om parten har medvirket i sagens behandling (særligt ved partshøring og partsaktindsigt), og om omstændighederne i øvrigt er velkendte for den pågældende. Herudover kan det indgå i vurderingen, om sagen er kompliceret. Hvis der er uenighed om sagens faktiske omstændigheder, skal begrundelsen referere de modstridende versioner, og det skal udtrykkeligt angives, hvilken version myndigheden har lagt til grund.

Navnlig i sager om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner er det vigtigt, at begrundelsen indeholder en fyldestgørende sagsfremstilling.

I det følgende gives nogle eksempler på oplysninger i sagsfremstillingen.

I sager om afsked på grund af arbejdsmangel skal der gives oplysning om årsagen til arbejdsmanglen. Der skal desuden gøres rede for, hvori arbejdsmanglen / besparelserne består.

I sager om afsked på grund af sygdom skal der gives oplysning om, i hvilke perioder eller fra hvilken dato den ansatte har været syg.

I sager om afsked på grund af uegnethed eller samarbejdsvanskeligheder skal der gives en nærmere beskrivelse af de utilfredsstillende forhold, jævnfør FOB 1986, side 93.

I sager om afsked af tjenestemænd af disciplinære grunde er det ikke tilstrækkeligt blot at henvise til det tjenstlige forhør, hvis forhørsprotokollen ikke samtidig er vedlagt, jævnfør FOB 1990, side 400.

Hovedhensyn

Ved skønsmæssige afgørelser skal der i begrundelsen være en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for udøvelsen af skønnet, det vil sige de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen. Afgørelsen i personaleretlige sager vil i vid udstrækning være skønsmæssige, idet betingelserne for at træffe afgørelsen og / eller afgørelsens indhold ofte ikke er særligt præcist angivet i retsforskriften.

Kriterierne skal gengives i begrundelsen, også selv om det måske ikke er særligt flatterende for den pågældende, jævnfør FOB 1990, side 375.

I det følgende gives nogle eksempler på angivelse af hovedhensyn.

I afskedssager skal der redegøres for, hvorfor det findes nødvendigt at afskedige den pågældende.

I sager om afsked på grund af arbejdsmangel, hvor der er tale om valg mellem flere ansatte, skal der i begrundelsen redegøres for de kriterier, der har ført til at afskedige den pågældende.

I sager om afsked på grund af sygdom skal der blandt andet redegøres for bedømmelsen af, hvor generende den ansattes fravær er for udførelsen af arbejdsopgaverne. Der skal endvidere redegøres for vurderingen af udsigten til, at den ansatte bliver rask igen. Der kan for eksempel henvises til en eventuel lægeerklærings oplysninger om sygdommens art og konklusionen med hensyn til generhvervelse af arbejdsevnen.

I sager om afsked på grund af uegnethed og samarbejdsvanskeligheder skal der redegøres for myndighedens vurdering af disse forhold.

I sager om afsked af disciplinære grunde skal der redegøres for, hvorfor forholdet gør den pågældende uegnet til fortsat ansættelse. I sager om afsked som følge af straffedom skal der for eksempel indgå en vurdering af overtrædelsens art og omfang samt strafudmålingen, jævnfør FOB 1990, side 403.

Partsanbringender

I begrundelsen skal der tillige i fornødent omfang tages stilling til eventuelle partsanbringender. Det vil sige argumenter og synspunkter, som den ansatte har fremført i sagen. Hvis den ansatte har anført argumenter, som myndigheden anser for uvæsentlige eller irrelevante, men som den ansatte selv tillægger stor vægt, bør det kort angives, at disse ikke er tillagt betydning, således at den pågældende kan se, at myndigheden har været opmærksom på argumenterne.